Entiendo que hay un dicho, una costumbre de la cultura española, quizá también en otras culturas. Qué es llevar o hacer las cosas sobre la “Marcha” cuando estás si suceden. Muchos actúan así en sus vidas personales y profesionales, también cuando son empresarios o empresarias, van haciendo las cosas sobre la “marcha” sin saber al exacto o con profundidad qué están haciendo. Pero, en los negocios no pueden sé así, hay que hacer cada actividad y acción con conciencia, comprometimiento, planeamiento y el profundo conocimiento de porqué, para qué, cómo, para quién y que esto conlleva.

Puedes llevar las cosas sobre la “marcha” de una rutina o algo, pero que ya sabes y conoces que no cambia, algo repetitivo y básico. Pero jamás en un negocio, qué todo día puede suceder algo distinto que tienes que parar, escuchar, comprender y tomar acción. Esto vale para el sector de la restauración y cualquier negocio.

Sabemos que los emprendedores gastronómicos en general trabajan mucho y nunca tienes tiempo, están siempre a “full” o de “puto culo”, principalmente cuando están en el momento de “faena”, trabajo en su jornada laboral. Cómo un pulpo está siempre con las manos en muchas tareas, en diferentes frentes, haciendo o gestionando muchas cosas a la vez.

Gestionar todo de un negocio gastronómico aún es una tarea difícil, por más que tengan empleados, proveedores, profesionales y empresas para ayudarlos a mantener todo operando en perfecta sintonía. Aún, es una persona que tiene que dar cuenta de todo, dividir la atención para cada área que lo solicita de un feedback, respuesta, aprobación, autorización, entre otras innumerables solicitudes del día a día, además de las más importantes, urgentes o inesperadas.

Así que el emprendedor o emprendedora gastronómica debe tener un equilibrio, una agenda y lo más importante una lista de las tareas que vá hacer en el día, semana y mes.

Necesitas hacer la gestión de tu tiempo para que pueda atender todas las demandas de tu negocio. Necesitas tener tiempo para hacer la gestión total de tu restaurante, bar, café, producto o servicio de gastronomía, bien planeado separando por categorías, aquellas que puede delegar para otras personas hacerse, aquellas que tú mismo tienes que hacer o gestionar.

Cada persona tiene su manera de gestionar su tiempo y tareas, pero si ocupa una posición de liderazgo, si es propietario o propietaria de un negocio gastronómico debe ser entrenado para soportar las presiones de diferentes áreas de tu negocio, por esto tienes que tener un equilibrio y gestionar bien tu tiempo.

Hoy existen aplicaciones y tecnologías que pueden facilitar mucho la vida en las tareas y gestión del tiempo. En el propio smartphone hay apps que pueden usar de Tareas y Agenda que te ayudan administrar bien todo que tienes para hacer, incluso con alarmas y también puedes marcar con concluido o pasar para el día siguiente.

Pero es necesario dedicar un tiempo, unas horas, un turno o hasta un día para planear la gestión de tu negocio gastronómico, antes de los días que empieza el funcionamiento, el trabajo duro. Si tu negocio es un restaurante y abre de martes a sábado al mediodía y por la noche, debes planear en el domingo y lunes que vas hacer en la semana, a la veces vá te ocupar una o dos horas para listar las tus tareas, así cómo aquellas que vas a delegar a los empleados, proveedores, profesionales y empresas que prestan servicio para tu negocio. Sí no lo has hecho antes, con anterioridad, deja todo sobre la “marcha”, seguro que vas a olvidar de algo o no vas hacer todo que tendría que hacer, delegar o gestionar. Mejor planearse antes, ser productivo y realizar todo que te propongas en tu vida profesional y personal. Hay tiempo para todo si te organizas.

Algo que recomendamos para ayudar a gestionar bien el tiempo y las tareas para ser más productivo es la Matriz de Eisenhower, Dwight Eisenhower fue el presidente número 34 de los Estados Unidos. Imaginate ser presidente tiene muchas tareas qué tiene que realizar, gestionar y monitorear, él tuve que gestionar presiones durante la Guerra Fría, acabó con la guerra entres las Coreas que generaba tensiones con la China y Unión Soviética evitando la tercera guerra mundial, además ha creado el Sistema de Autopistas y otros logros y problemas internos de su país. En este periodo también ha desarrollado un sistema para organizar todas actividades que tendría gestionar y delegar, para poder darte cabo de todo que necesitaba hacer para ser productivo y realizador.

Sin duda ha creado un método que ayuda mucho evitar las prisas y la improductividad, liberando de preocupaciones, separando y clasificando todas demandas para desempeñar bien todas actividades que debes hacer en el día, en la semana, hasta por mes o meses y año, según los estudiosos en la gestión de tiempo. Esto te ayuda saber cuál debes hacer primero y también delegar o cobrar un retorno.

El método de Eisenhower, o matriz o caja de Eisenhower que también son conocidos así. Es muy sencillo y bastante eficaz para analizar, clasificar y priorizar las tareas más urgentes, importantes, inesperadas y súbitas. Lo que es bastante útil para quién ocupa una posición de liderazgo para organizar sus actividades que tiene que hacer, decidir, delegar, monitorear, cobrar, postergar, eliminar o dar cómo concluido.

El punto de partida es bien simples, consiste en organizar tus tareas en cuatro cuadrantes dónde el primer cuadrante arriba pone URGENTE y el segundo NO URGENTE, abajo en la lateral izquierda pone IMPORTANTE y abajo en otra línea o cuadrante pone NO IMPORTANTE.

Ahora, detallamos cada uno de los cuadrantes del método de Eisenhower de gestión de tiempo para que sea más productivo y gestiona bien tu tiempo en la vida profesional y también la personal.

URGENTE E IMPORTANTE

Hacer de inmediato, lo que es muy urgente e importante, que debe tener tu atención y foco para realizar en el mismo día. Pone ahí un listados con todas las tareas que debes hacer, resolver o delegar que son urgentes o importantes en tu negocio gastronómico.

NO URGENTE E IMPORTANTE

Planificar aquellas tareas que no son tan urgentes o tan importantes. Son las que NO necesitas hacer de inmediato, aún tiene un plazo de días, semanas o meses. Es necesario hacer un listado y planear estas demandas. Son las segundas en orden de prioridad que vas hacer en tu negocio gastronómico. Pues puede que tengas sólo una o tres Urgentes e Importantes, después empieza hacer estas.

URGENTE PERO NO IMPORTANTE

Delegar las tareas urgentes pero no importantes que ya has hecho y otros pueden dar seguimiento o que otros pueden ejecutar de acuerdo con tu orientación. Son las rutinas, que pueden ser hechas por otras personas dentro de tu negocio gastronómico. Pero requiere tu atención en monitorearlas y cobrarlas los retornos, sin ocupar tu tiempo, tu foco de las Urgente e importantes y de las No Urgentes e Importantes. Puede si ocupar después que esté liberado, al final has delegado para no ocupar tu tiempo y poder hacer las otras actividades que requiere tu atención y energía.

NO URGENTE Y NO IMPORTANTE

Son las que pueden ser postergadas, eliminadas o darte cómo concluidas de tu lista de tareas. Son aquellas que debes hacer después de haber hecho las otras 1, 2 y 3 del cuadrante, qué depende de tu, cuando estén acabadas con las otras, las qué pueden esperar o aquellas que tienen más plazo para tu mismo realizar o qué haz delegado y pueden ser cobradas a tus empleados, proveedores de tu negocio gastronómico para saber cómo están o iniciarlas.

Cómo puede percibir el método Eisenhower es muy simple de hacer y seguir para gestionar tu tiempo para ejecutar todas las tareas de tu negocio gastronómico, para ser más productivo y alcanzar una mejor performance.

También dejo aquí una alerta a los emprendedores y emprendedoras gastronómicos que algo muy importante y las veces muy urgente, que debes dedicar un tiempo y gestionar bien las demandas, aprobar las acciones y autorizar la agencia de marketing gastronómico con antecedencia, debes estar en tu lista de haceres, sea con este método de Eisenhower que acabamos de enseñar o cómo lo haces, para que no genere atrasos en la gestión de branding y comunicación de tu negocio. Pues sí pasa en cima de la hora un cambio o una demanda, no dará tiempo de la agencia de marketing ejecutar en el plazo que deseas, principalmente si esta demanda está en su urgencia y prioridad. Así, no se quedará en apuros o frustrado por no tener lo servicio que esperaba de forma rápida en el plazo que deseabas.

Hay que gestionar bien tu tiempo para que seas más productivo, pero también la gente que trabajas contigo, sea empleados o proveedores. Esperamos que este contenido sea útil e inspirador.

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Nos vemos en el próximo contenido de Smarketing Gastronómico. ¡El éxito de tu negocio empieza aquí!